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また７での支払い担当者の処理もある程度パターンやルールがあるはずですから、元のデータを工夫したりコンピュータでかなりの部分を自動化できるはずです。
たとえば、現場と経理をネットワークでつなぎ、これらの作業をIT化するだけでも、上記の問題の前半部は解消されます。
さらにそのデータを自動で振り分けて、金融機関に自動的にデータを送るシステムを追加すれば、日にちと人数、そしてコストを一気に減らすことができます。
このような業務プロセスの見直しや改善、革新をBPR(Busi-nessProcessRe-engineering)といいます。
プロジェクトの遂行のためには、何らかの形でBPRを実施することになるはずです。
組織改革プロジェクトの考え方を取り入れることは、組織のあり方にも今後影響を与えることになります。
既存組織ではピラミッド型の階層組織であり、役割や権限も細分化されています。
そしていわれた仕事を大過なくこなすことで地位や報酬が上がるという内容でした。
しかし、今後プロジェクト単位での仕事が多く発生することになると、必然的に企業の組織もピラミッド型からフラットなプロジェクトチーム単位になることも予想されます。
そして与えられた仕事を処理する上意下達・命令遂行型の固い組織から、自ら問題・課題を見つけ出して解決までもっていく企画提案・問題解決型の、フラットで柔軟な組織に変わっていくことでしょう。
たとえばビジネスモデルの変更に合わせて組織変更を頻繁にする組織や、ITによるコミュニケーションツールの導入などで中間管理職の削減や簡素化が図られている組織、短期的な仕事とその成果を重視する組織が増えているのは、このような時代のニーズと無縁ではありません。
そもそも現在よくある会社組織(前述の既存組織と同義)というのも、実は20世紀の初頭に工業化社会の進展に合わせて考え出された形態であり、あくまで人類の歴史の中の特殊な組織のあり方の1つに過ぎません。
今後は工業化社会、情報化社会からサービスやアイデアが価値を産む知識社会へ推移するといわれていますが、そうなると、トソプの命令を正確に運行して不良品を出さない第2次産業型のマネジメントではなく、自ら課題を見つけ、問題を解決し、価値を産み出すプロフェッショナルのためのマネジメントが要求されることでしょう。
ビジネスプロセスの改善。
処理までの日程も短縮される価値を産み出したことがプロジェクトの成功であるが、それは顧客満足度、利益、チーム全体のスキル向上など、いくつかの切り口で評価される。
前述のように、プロジェクトというのは一定の期間が過ぎると終結します。
そしてそのとき、プロジェクトはステークホルダー(利害関係者)たちの厳しい評価の目にさらされます。
ITブロジェクトでいえば、まず、時間内に(何度かリスケジュールされていることもありますが)カットオーバーしたか、コストは予算内に収まったか、何より要求された機能がきちんと実現されており、問題なく稼動しているかなどがチェックのポイントです。
時間やコストが超過している場合は問題外ですが、プロジェクトの成否を評価するのは、顧客満足度といっていいでしょう。
顧客満足度というと抽象的ですが、次の図のような5段階(Excellent、VeryGood、Good、NotGood、Bad)に分けて理解するといいでしょう。
もっとも優れているのは、顧客自身も気づいていなかったニーズまで的確に把握し、システムとして実現したものです。
まさに顧客にとっては「期待以上」の出来として受け止められるでしょう。
現実問題として、完成形のイメージが不明瞭で二転三転する顧客の要求どおりに作ることさえ容易ではないのですが、プロジェクトマネージャーとしてはつねにこのレベルを目指す気概だけは持ち続けたいものです。
顧客の期待を上回る出来・顧客の要求どおりの出来・特に顕在化した問題はない・やや不満もあるが、ほぼ顧客の要求を実現・小さい問題について、継続的にフォローする必要あり品質の合格ライン・顧客の要求を十分に反映していない・どうフォローするのか、協議し、引き続き対応を継続・著しく品質が低い・顧客との信頼関係を損なう可能性あり、次は、バグや問題がなく顧客の要求どおりに機能を実現した場合です。
この場合は「期待どおり」ということになります。
上を見ればキリはありませんが、このレベルがコンスタントに実現できていれば、プロジェクトマネージャーとしてはかなり優秀といえます。
これに続くレベルとしては、やや問題はあるが短期的に解決できる内容である場合でしょう。
「ほぼ」とか「まあまあ」とか余計な注意書きが入りますが、これも「準・期待どおり」といったところです。
この小規模な問題に誠意をもって迅速かつ的確に解決する姿勢を見せることで、顧客との信頼関係はリカバーできる可能性が高いので、意気消沈する暇があれば前向きに作業しましょう。
優秀という評価は今回は無理ですが、「ちょっとスキル的に弱いところがあるけど、一所懸命に誠意をもってやってくれた」という評価で、次回以降もチャンスをもらえる可能性はまだ残っています。
これ以下のレベル、すなわちシステムが一見動いているが、バグや問題が多数あって実用に堪えない場合は、これはもうプロジェクトマネージャーとして失格です。
顧客の事業計画を根本から崩してしまうからです。
早め早めにリスクを見込んで、見通しが立たない場合は一刻も早く状況を把握し、ステークホルダー間で認識を共有しましょう。
よくない話はしづらかったり、ついつい格好をつけてしまうことはよくありがちですが、自分よりスキルの高い人間のサポートを仰いだり、正直に腹を割って関係者で協議したり、またできないことはできないというなどするべきです。
もっとも避けるべきことは、ずっと大丈夫だといい続けてきて、最後の最後に蓋を開けてみたらやっぱりダメだった、ということなのですから。
結局、顧客満足度という点では、プラスを実現する前に、マイナスを消去していく必要があります。
ここでも解説しているプロジェクトマネジメントの考え方や技法は、まずはこのマイナス要素を少しでも減らすためのツールになるといっていいでしょう。
無形の顧客にとっては、新しいビジネスモデルの構築、業務革新や合理化などの変革によって、そこから生じる利益がもたらされます。
これがプロジェクトによって産み出される価値です。
しかしプロジェクトチームのメンバーも、プロジェクトでのさまざまな経験を通じて、ITやビジネスのプロフェッショナルとして、有形無形の価値を得ています。
まずはそのプロジェクトで使った技術や製品、理論が習得されます。
もちろん、単純に技術を習得するためなら、本を読んだりベンダーが開催しているIT研修を受ければすみます。
しかし、学んだ知識を消化し、自分に定着させるためには現場での実地レッスンが、やはり最適な場なのです。
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